L’application AffaireFacile, A quoi ça sert ?
AffaireFacile a été conçu par des Chefs de Chantiers, Conducteurs Travaux, Responsables d’Affaires, Responsables d’Exploitation, Directeurs d’Agence, Responsables Méthode et simplifie le suivi des Devis, Commandes, Situations, Factures liés aux projet de type Chantier ou Contrat de Maintenance.
A retenir : Simple d’utilisation, 100% Personnalisable, Disponible sur PC depuis une page Web, Tablette, Smartphone Android & iOS
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Sommaire :
- Les fonctions
- Qui peut utiliser Affaire Facile ?
- Comment fonctionne l’application ?
- Comment utiliser l’application ?
- Et après la période d’essai ?
- Besoin de plus de personnalisation ?
- Sécurité ?
Les fonctions
- Suivre, Planifier, Partager les Opportunités, Devis, Clients
- Appel d’offre Public
- Marché à Bon de Commande
- Contrat de maintenance
- Marché Privé
- Suivre, Planifier, Partager les Commandes Client
- Suivre, Planifier, Partager les Situations de réalisation
- Suivre, Planifier, Partager les Factures
- Suivre, Planifier, Partager les documents du contrat / commande
- DCE, CCTP, CCAP, Mémoire Technique
- Minutes / Débours / Devis / TS
- Situation Technique & Financière
- Facture
- Courrier
- Suivre, Planifier, Partager les tâches & avancement (depuis l’application ChantierFacile)
- Suivre, Planifier, Partager les Achats, et les Livraisons (depuis l’application ChantierFacile)
- Suivre, Planifier, Partager les Dépense en Heures (depuis l’application PointageFacile)
- Visualiser les dépenses par Affaires, Chantiers, par Zone, Par Secteur, Collaborateurs…
- Suivre les avancements en Heure ou en €
- Suivre les dérives en Heure ou en €
- Suivre les dépenses par rapport aux budgets par poste
- Partager en temps réel les devis avec vos clients, et demander la validation
- Partager en temps réel le planning avec vos clients, et informer par notification
Qui peut utiliser l’application AffaireFacile ?
AffaireFacile a été conçu par des Conducteurs Travaux, Responsable d’Affaires, Responsable d’Exploitation, Directeur d’Agence, Responsable Méthode
L’ensemble des acteurs ont des vues dédiées, et des droits en fonction des Profils
Les droits des utilisateurs et des Groupes d’utilisateurs
Chaque utilisateur est affecté à un groupe d’utilisateurs
Les groupes donnent ensuite droits à des carnet et des vues
| CODE | APPELLATION COMPLÈTE | MISSION |
|---|---|---|
| DIR | Directeur d’Agence | Gère l’agence, est garant de la stratégie, des résultats |
| METHODE | Responsable Methode | Est garant des processus Qualité, Sécurité, Environnement |
| ASSITANTE ADMINISTRATIF | Assistante Administratif, Accueil | Assiste le directeur d’agence dans la stratégie, les résultats |
| ACHAT | Acheteur, Approvisionneur | Est garant des achats, des négociations, des processus achats |
| MAGASINIER | Magasinier | Est garant de la gestion des magasins, de l’optimisation des stocks et des emplacements |
| RESP AFFAIRE PRINCIPAUX | Responsable d’Affaires Principaux | Et en charge des centres de travaux, de la stratégie, des résultats, du portefeuille client |
| RESP AFFAIRE | Responsable d’Affaires | Est garant de la réalisation des affaires dans le cadre des processus établis, réglementation en vigueur, des ressources humaines, et matériels, des résultats, de la sécurité |
| ASS RESP AFFAIRE | Assistant Responsable d’Affaires | Assiste le Responsable d’Affaire dans ses missions principales |
| CONDUCT TRX | Conducteur de Travaux | Est garant de la réalisation des affaires sur la technique dans le cadre des processus établis, réglementation en vigueur, des ressources humaines, et matériels et de la sécurité |
| OUVRIER / ETAM | Ouvrier / Etam | Est garant de la réalisation des tâches dans le cadre des processus établis, réglementation en vigueur, les matériels mis à sa disposition et de la sécurité |
Exemple :
L’utilisateur Pierre Durant avec un identifiant informatique AA1234, sera affecté au Groupe « RESPONSABLE AFFAIRE » et aura directement les droits du Carnet « RESPONSABLE AFFAIRE»
Comment fonctionne l’application AffaireFacile ?
L’application a été crée suite à des besoins réel sur chantier car les opérationnels :
- N’ont pas de temps pour le suivi et l’administratif mais cela est nécessaire dans nos organisations
- Réinventent souvent sur Excel des tableaux qui finissent en usine à gaz, avec des macros
- Copient-Collent dans d’autres tableaux les mêmes informations sans aucune valeurs ajoutées
- Ont oublié qu’il y avait un filtre lors du copier-coller ! Et ne copie que la moitié
- Doivent rendre compte à leur direction
- Travaillent de plus en plus en mobilité, et Excel n’est vraiment pas TOP en mobilité
- Chacun réinvente son filtre ou son tableau, car il analyse sous un angle différent
- Envoient des fichiers Excel par mail qui remplissent les boites mails
- Doivent saisir à la main des données depuis le système existant SAP, SAGE, ERP, GMAO, PAIE….
- Doivent mettre à jour des dizaine de tableaux différents
D’après ces observations, est né AffaireFacile, chaque acteurs
- Ajoute
- Consulte
- Extrait
- Communique
l’information suivant son besoin
Mais tous son connectés, reliés, dépendants dans l’organisation
Comment utiliser l’application ?
Période d’essai Gratuite 1 mois et Sans Engagement
Télécharger l’application Timetonic sur le PlayStore ou l’AppStore
Koala-online vous partage alors sur votre compte, l’application prête à l’emploi pour suivre vos Devis / Affaires / Contrat / Commande / Situation / Facturation
Et c’est parti, vous pouvez lister vos affaires, vos devis, vos commandes, vos situations, vos factures…
Vous partager directement les informations avec vos Conducteurs Travaux, Responsable de Service, Collaborateurs, Assistante
Ils se connectent et ils ajoutent les informations sur PC, Tablette, Mobile
Et Après la période d’essai ?
L’abonnement prend effet après la période d’essai, Suivant le contrat choisi
| Base | Argent | Or | Achat Modèle "Prêt à l'emploi" |
|---|---|---|---|
| 30€ HT | 35€ HT | 40€ HT | 1200€ / HT +Licence à votre charge € HT |
| / mois / Utilisateurs | / mois / Utilisateurs | / mois / Utilisateurs | Unité |
| *Accès à l'application *Adaptation de 5 colonnes au maximum *Assistance technique par mail *Nombre illimité d'espaces *100 000 données / personne * 5 Go / personne * *Application mobile native *Vues tableur, formulaire, kanban, calendrier, timeline, Gantt *Export Excel / csv *Champs obligatoires *Formulaires externes * *Un an d'historique *Listes conditionnelles *Tableaux croisés dynamiques *Gestion des droits *Modèles Word et Excel *Formulaires personnalisés *Support personnalisé *Mise à jour via URL *Mise à jour via Excel *API TimeTonic * *API Zapier * | *Accès à l'application *Adaptation de 20 colonnes au maximum *Assistance technique par mail *Dépannage sous 4h *Formation à distance inclus (1h) / mois *Nombre illimité d'espaces *100 000 données / personne * *5 Go / personne * *Application mobile native *Vues tableur, formulaire, kanban, calendrier, timeline, Gantt *Export Excel / csv *Champs obligatoires *Formulaires externes * *Un an d'historique *Listes conditionnelles *Tableaux croisés dynamiques *Gestion des droits *Modèles Word et Excel *Formulaires personnalisés *Support personnalisé *Mise à jour via URL *Mise à jour via Excel *API TimeTonic * *API Zapier * | *Accès à l'application *Adaptation de 40 colonnes au maximum *Assistance technique par mail *Dépannage sous 2h *Formation à distance inclus (2h) / mois *Support technique dédié *Accompagnement à l'installation *Accompagnement à l'utilisation *Réalisation de tutoriels métier (5 max) *Intégration des données existantes de l'entreprise *Nombre illimité d'espaces *100 000 données / personne * *5 Go / personne * *Application mobile native *Vues tableur, formulaire, kanban, calendrier, timeline, Gantt *Export Excel / csv *Champs obligatoires *Formulaires externes * *Un an d'historique *Listes conditionnelles *Tableaux croisés dynamiques *Gestion des droits *Modèles Word et Excel *Formulaires personnalisés *Support personnalisé *Mise à jour via URL *Mise à jour via Excel *API TimeTonic * *API Zapier * | *Propriétaire du modèle *Adaptation de 5 colonnes au maximum *Assistance technique par mail |
Prix dégressifs en fonction du volume d’utilisateurs
Besoin de plus de personnalisation ?
L’application peut-être complètement personnalisée pour vos besoins d’organisation sur Prestation
- Export des données au format excel ou CSV, JSON
- Export des données dans Word ou Excel suivant les modèles transmis
- Export automatisés vers FTP ou Serveur via API
- Import automatisés depuis FTP ou Serveur via API
- Création de Tableaux de Bord TableauSoftware / PowerBI / Excel / Qlik…
- Création de Workflow
- Notification par Mail
- Notification par SMS
C’est fonctions sont natives mais nécessitent un paramétrage sur prestation en mode projet.
De quelques heures à quelques jours maximum !!!
Sécurité ?
- Site en HTTPS et SSL
- Fermeture des droits sur demandes
- Vos données sont VOS DONNEES et ne seront JAMAIS utilisées sauf sur demande dans le cadre du projet de migration ou de modification (2 validations minimum par les acteurs du projet)
- Backup de vos données chaque jours
- Signature d’un accord de confidentialité et de respect de la RGPD