Les réunions, ce truc qui pullule dans les entreprises, qui gangrène les équipes et qui, la plupart du temps, fait perdre son temps à absolument tous les participants.

A quand remonte votre dernière réunion inutile ?

A il y a quelques jours (voir quelques heures) seulement…

Pourtant, tout le monde en raffole!

Pourquoi ? On cherche encore, vu l’inefficacité de celles-ci !

Savez-vous que les cadres passent en moyenne 24 jours par an  en réunion ?

Sachant qu’une réunion sur deux est inutile, un cadre perd donc 12 jours par an à ne strictement rien faire.

12 jours par cadre par an, ça chiffre très très vite pour une entreprise.

Je vous laisse faire le calcul du nombre d’euros jetés par les fenêtres, mais on atteint vite des chiffres à 6 zéros.

Côté productivité et rentabilité, on a vu mieux.

 

Les ingrédients d’une réunion de travail efficace

Pour ne plus perdre de temps en réunion, rien de mieux que de mettre en place dès maintenant ces 16 règles indispensables !

 

1 ) Communiquer l’ordre du jour en avance

Cela permet aux participants de savoir à l’avance de quoi on va parler durant cette réunion, et de se préparer.

Technique redoutable pour amener tes interlocuteurs à évoluer sur ce sujet : refusez systématiquement toute réunion qui n’a pas un ordre du jour établi.

Pourquoi ?

Une réunion sans ordre du jour, c’est une réunion fourre-tout, où tout le monde donne son avis, mais où rien de concret ne sort.
En d’autres termes : une réunion parfaitement inutile.

 

2 ) Préférer les réunions courtes (plutôt que les créneaux de 2 heures)

Une réunion courte, ça force à aller à l’essentiel !

Les créneaux de 2 heures pour discuter d’un sujet, c’est juste ridicule, notamment à cause de la loi de Parkinson, qui dit que le travail s’étale de façon à occuper le temps disponible pour son achèvement.

Si une réunion doit durer 5 ou 15 minutes, alors réserve juste le temps nécessaire.

 

3 ) Inviter avec parcimonie

Arrête d’arroser large et d’inviter la moitié de la boîte en réunion, ce n’est pas ton goûter d’anniversaire.

Envoyez une invitation seulement à ceux qui ont un intérêt réel à participer à la réunion.

Et n’oubliez pas que plus il y a de monde autour de la table, plus sera compliqué à maintenir dans la bonne direction.

 

4 ) Préparer la réunion

Que vous soyez animateur ou participant, vous devez absolument préparer votre réunion.

Vous connaisez l’ordre du jour (la règle n°1), donc révisez votre sujet, vous gagnerez du temps et vous en ferez gagner à tout le monde.

 

5 ) Arriver 5 minutes en avance

Vous voulez prendre un café, discuter de manière informelle avec les participants de la réunion ? Arrivez 5 minutes en avance.

Il n’y a rien de pire que les retardataires dans une réunion. Et c’est quasi systématique !

Vous êtes l’animateur et vous avez besoin de projeter un document sur un écran ? Prenez ces 5 minutes afin de préparer tout le matériel, vous maximiserez la productivité de tout le monde.

 

6 ) Commencer à l’heure

Ça vous paraît tellement logique que vous vous demandez pourquoi ce n°6 est dans la liste, n’est-ce pas ?

Et pourtant, rappelle-vous vos dernières réunions de cette semaine.

Combien ont commencé à l’heure ?

Et si tous les participants ne sont pas là ? Pas grave, on commence sans eux, les retardataires n’avaient qu’à être à l’heure.

Ils liront le compte-rendu pour savoir ce qui s’est dit.

 

7 ) Indiquer les règles clairement

En réunion, on est là pour discuter d’un sujet bien particulier, et prendre une décision le plus rapidement possible, pas pour se refaire un historique de tous les événements depuis la création de la société, pas pour faire relais de mails, pas pour cueillir des pâquerettes.

Alors on fixe les règles dès le départ et on le rappelle bien :

• Le téléphone est en vibreur
• On ne regarde pas ses mails (et comme c’est une réunion courte, ce sera d’autant plus facile)
• On répond encore moins à ses mails (ceux qui y répondent n’ont d’ailleurs rien à faire dans la salle de réunion, ils peuvent repartir dans leur bureau)
• On décide de qui prend des notes et fait le compte-rendu

 

8 ) Annoncer clairement l’objectif de la réunion

Quel est l’objectif de la réunion :

• Partager une information ?
• Prendre une décision ?
• Discuter des prochaines étapes d’un projet ?

Annonce clairement et sans ambiguïté l’objectif de la réunion, et ce que vous attendez des différents participants.

 

9 ) Aller à l’essentiel

Tout le monde à mieux à faire que d’être en réunion, alors allez autant à l’essentiel que possible : Soyez court, soyez précis, soyez concis.

Un seul mot d’ordre : Droit au but !

Et surtout, SURTOUT, éviter les débats interminables !

 

10 ) Rester concentré sur le sujet de la réunion

Des discussions qui déviennent du sujet original en réunion, ça arrive régulièrement.

On vire à droite, à gauche, et au final on parle de tout, sauf du sujet de la réunion.

En tant qu’animateur, coupez direct à toute déviation : Rappelez que ce n’est pas le sujet de la réunion, et que vous pouvez toujours en discuter à la fin, pour ceux qui seront disponibles.

En réunion, on reste focus sur le sujet.

 

11 ) Laisser le droit de s’exprimer à tous

Tout le monde à droit à la parole, alors si quelqu’un a quelque chose à dire, écoute-le, jusqu’au bout.

Et ne t’avise pas de lui couper la parole. Laisse le exposer son idée.

Si vous ne lui donnez pas le droit à l’expression ou si vous ne l’écoutez pas, entre nous, quel était l’intérêt de l’inviter à cette réunion, sinon de lui faire perdre son temps ?

 

12 ) Ne pas remettre en cause les participants

Vous n’êtes pas d’accord avec l’idée d’un des participants ?

Ne le remettez pas en cause directement, expliquez pourquoi vous pensez que cette idée n’est pas bonne.

Vous ne voulez quand même pas qu’il se mette à bouder ou que la réunion vire au pugilat. Si ?

 

13 ) Ne pas hésiter à prendre des décisions

Vous  proposez quelque chose, et votre audience n’a aucune réaction : pas de protestations, pas d’acquiescement, même pas un clignement de cils ?

Alors actez cette décision, et passez à autre chose, inutile de perdre plus de temps là-dessus.

Qui ne dit mot consent!

 

14 ) Terminer à l’heure

Une réunion ça commence à l’heure, et ça termine à l’heure.

Question d’efficacité et de respect! Les participants ont tous autre chose à faire, peut-être d’autres réunions, sûrement d’autres obligations.

Et vous aussi!

S’il faut encore discuter du sujet, replanifier une nouvelle session de travail.

Ça vous évitera de vous mettre en retard, façon salle d’attente chez le médecin.

 

15 ) Rappeler les décisions prises et le plan d’action

Afin que ce soit clair et sans équivoque pour tous les participants, avant que chacun reparte à son poste, il est pirmordial :

• De rappeler les décisions qui ont été prises en réunion
• De rappeler le plan d’action décidé : Qui fait quoi, sous quelle échéance

 

 

16 ) Envoyer systématiquement un compte-rendu

Enfin, si vous ne voulez pas qu’une perte de mémoire collective ait lieu dans les prochains jours chez les participants, rédige un compte-rendu et envoiyez le presto !

Il devra mentionner :

• Les participants
• Les décisions prises
• Le plan d’action : Qui, Quoi, Quand

N’oubliez pas : réunion sans compte-rendu = une réunion de perdu